Bez względu na skalę prowadzonej działalności nieodłącznym jej elementem jest wystawianie faktur (faktur kosztowych, faktur zaliczkowych) paragonów, deklaracji VAT. Prowadząc jednoosobową działalność, możemy robić to samodzielnie. Gdy jednak nasza firmy urośnie, obsługę dokumentów kosztowych powierzamy z reguły do biura rachunkowego. I o ile w przypadku JDG możemy sięgnąć nawet po darmowy program, o tyle w tym drugim przypadku konieczne staje się skorzystanie z profesjonalnych programów. Co warto o nich wiedzieć, czym się kierować podczas ich wyboru? O tym poniżej.
Program faktura VAT, w czym tkwi jego fenomen?
Na rynku spotkamy co najmniej kilka porównywalnych pod względem podstawowej funkcjonalności programów. Dlatego udzielenie jednoznacznej odpowiedzi, który wybrać nie jest proste. Tak naprawdę planując wykupić dostęp do jednego z nich należy brać pod uwagę kilka czynników. O wiele łatwiej odpowiedzieć co sprawia, że programy tego typu tak szybko zdominowały rynek.
Tzw. SaaS, czyli oprogramowanie jako usługa to świetne rozwiązanie z kilku względów. Przede wszystkim daje ogromną wygodę w dostępnie do danych z dowolnego komputera. W czasach, gdy coraz częściej pracujemy zdalnie czy to z domu, czy w podróży, będąca pod ręką baza kontrahentów i możliwość wystawiania faktur dają nam niespotykaną jeszcze 15-20 lat temu oszczędność czasu. Dziś nawet w pociągu możemy przeglądać raporty sprzedaży za wybrany okres czy wystawić fakturę jednym kliknięciem.
Co powinien oferować dobry program do wystawiania faktur?
Zakładając po raz pierwszy działalność gospodarczą możemy nawet nie zdawać sobie sprawy z rodzaju dokumentów księgowych i wiążących się z tym obowiązków dla nas, przedsiębiorcy. Ewidencja VAT, plik JPK, split payment to terminy, które szybko staną się naszą codziennością. Oczywiście mała księgowość, w której wystawia się faktury cykliczne dla tych samych kilku kontrahentów będzie o wiele prostrza w prowadzeniu. Co innego gdy będziemy mieli do czynienia z księgowością w dużej spółce realizującej dziesiątki transkacji miesięcznie w tym z kontrahentami spoza Polski. W takim wypadku na znaczeniu zyskuje np. sprawne rozliczanie w dowolnej walucie obcej, które dla krajowych rozliczeń nie ma znaczenie.
Każdy, nawet względnie prosty program faktura VAT powinna charakteryzować szybkość działania, intuicyjność. Wszystko po to, aby można było skupić się na prowadzeniu firmy, a nie przeszukiwaniu mnóstwa zakładek i opcji. Proces wystawienia faktury VAT powinien być sprowadzony do absolutnego minimum, podobnie jak eksport dokumentów.
Czym jeszcze warto się kierować?
Zdecydowana większość dostępnych na rynku programów dzieli się na wersję: podstawową i zaawansowaną.
Aby wystawić fakturę VAT wystarczy nam ta pierwsza. Dzięki niej możemy zapoznać się, czy pasuje nam dany program. Duże znaczenie ma też specyfika naszej firmy. Jeśli nie jesteśmy tzw. Vat-owcem nie dotyczy nas część obowiązków spoczywających na firmach będących podatnikiem VAT. Nie dotyczy nas, chociażby tzw. jednolity plik kontrolny, który należy regularnie generować czy też wysokość stawki VAT. Inny przykład to firma handlowa. W jej przypadku niezbędną wręcz opcją programu będzie możliwość prowadzenia magazynu.
Co zmieni wejście w życie krajowego systemu e faktur?
Polscy przedsiębiorcy muszą powoli przygotowywać się do wejścia w życia nowych przepisów Ministerstwa Finansów, które mają wejść w życie z dniem 1 lipca 2024 roku. W ich myśl korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla podatników VAT. Jednym z celów KseF ma być ustrukturyzowanie formy wystawianych faktur.
Program do faktur VAT to również wysokie bezpieczeństwo danych
Myśląc o bezpieczeństwie mamy z reguły na myśli bankowość elektroniczną. Tymczasem dostęp do dokumentów firmowych, w tym księgowych online pozwala nam spać spokojnie. Komputery mają to do siebie, że ulegają awarii, rozładowują się lub zostają skradzione. I nawet jeśli zastosujemy silne hasło dostępu do danych w przypadku braku wykrycia sprawcy kradzieży tracimy je bezpowrotnie. Co może to oznaczać dla firmy nie trzeba chyba tłumaczyć? Tymczasem programy dostępne online działają na każdym urządzeniu z dostępem do sieci.
Program do wystawiania faktur – koszty
Bez względu na użyteczność omawianych programów do wystawiania faktur zarówno w przypadku mikro, jak i średnich firm pojawia się pytanie o koszty ich użytkowania. Przedsiębiorcy przyzwyczajeni są z reguły do tego, że tzw. lista ich kosztów stałych jest dość długa. W tym miejscu pragniemy wszystkich uspokoić. Biorąc pod uwagę plusy wynikające z ich użytkowania, koszty są wręcz symboliczne. Większość z programów dostępnych jest w tzw. modelu abonamentowych, czyli w zamian za określoną opłatę miesięcznie mamy dostęp do naszych dokumentów. Przy czym kwoty te oscylują wokół 50 zł za miesiąc w zależności od programu i wersji. Bywa, że wersja pro oferując bardziej zaawansowane funkcje jest nieco droższa, ale też w wielu przypadków nie będzie ona potrzebna w małych firmach. Dla przedsiębiorców lubiących mieć koszty pod kontrolą dodamy, iż większość producentów oprogramowania oferuje płatności kwartalne, półroczne, a nawet roczne, dzięki czemu możemy uzyskać dodatkowy rabat za dostęp.