Prowadzisz działalność w małej miejscowości i martwisz się, że nieatrakcyjna lokalizacja zniechęca klientów? Zdecyduj się na wirtualne biuro, czyli rozwiązanie, po które sięga coraz więcej przedsiębiorców. Co tak naprawdę kryje się pod tą frazą, na czym polega korzystanie z wirtualnego adresu i jakie są jego zalety?
Czym jest wirtualne biuro?
Często słyszy się, że wirtualne biuro to outsourcing obsługi biurowej. Ale co to tak właściwie oznacza? Osoby decydujące się na to rozwiązanie mogą zarejestrować firmę pod adresem wirtualnego biura. Dotyczy to najczęściej dużych miast, takich jak Warszawa, gdyż siedziba firmy w atrakcyjnej lokalizacji zwiększa prestiż przedsiębiorstwa i ułatwia zdobywanie klientów. Wirtualne biuro to jednak coś więcej niż adres. Firmy, które zajmują się outsourcingiem obsługi biurowej oferują swoim klientom znacznie więcej możliwości w ramach jednej usługi.
Zakres usług może obejmować:
- prestiżowy adres pod rejestrację firmy,
- odbiór i przechowywanie dokumentów firmowych,
- dostęp do panelu klienta, gdzie znajdują się m.in. e-dokumenty,
- skanowanie dokumentów firmowych i przenoszenie wersji elektronicznej do panelu klienta,
- dodatkowe opcje, takie jak możliwość wynajęcia sali konferencyjnej, dostęp do urządzeń biurowych, możliwość organizacji spotkań z klientami pod wirtualnym adresem, obsługa księgowa.
Nie wszystkie firmy oferujące wirtualny adres umożliwiają spotkania z klientami w siedzibie firmy czy obsługę księgową. Przed skorzystaniem z oferty warto więc dokładnie zapoznać się z zakresem usług biura.
Wirtualne biuro – dla kogo?
Tego typu usługa jest skierowana przede wszystkim do freelancerów i osób pracujących zdalnie. To także rozwiązanie, z którego często korzystają firmy zajmujące się usługami transportowymi, osoby często podróżujące, a także przedsiębiorcy, którzy chcą zaoszczędzić na wynajmie biura, gdyż nie potrzebują takiej przestrzeni na co dzień.
Dzięki możliwości rejestracji firmy pod adresem biura nie tylko zyskujesz siedzibę w atrakcyjnej lokalizacji, lecz również możesz zrezygnować z podawania domowego adresu. Wirtualne biuro to także świetna opcja dla przedsiębiorców, którzy chcą zrobić dobre pierwsze wrażenie na kliencie. Warszawa w adresie firmy brzmi bowiem znacznie lepiej niż mało znana miejscowość pod stolicą. Decydując się na rejestrację firmy w dużym mieście, dajesz swoim klientom znać, że twoja firma jest nowoczesna i otwarta na innowacje.
Po podpisaniu umowy z firmą oferującą wirtualne biuro możesz zarejestrować swoją działalność w CEIDG, podając adres wirtualny. Możesz także skorzystać z tego rozwiązania już w trakcie prowadzenia działalności – wystarczy, że złożysz wniosek CEIDG-1, w którym wskażesz zmianę adresu siedziby firmy. Warto przy tym pamiętać, że adres ma wpływ na to, któremu urzędowi skarbowemu będzie podlegać firma.
Zalety wirtualnego adresu
Wśród najczęściej wymienianych zalet biura wirtualnego znajdziemy:
- Prestiż dla firmy – Warszawa w adresie firmy to prestiż dla każdego przedsiębiorstwa, bez względu na branżę. Decydując się na wirtualny adres pod rejestrację firmy, możesz zwiększyć zainteresowanie swoją ofertą.
- Oszczędność czasu – wybierając wirtualne biuro z obsługą korespondencji i księgowości, możesz zaoszczędzić sporo czasu. Zaletą tego rozwiązania jest również dostęp online do panelu klienta z dowolnego miejsca na świecie.
- Oszczędność pieniędzy – wiele firm oferujących wirtualne adresy umożliwia swoim klientom korzystanie z sali konferencyjnej, internetu i urządzeń biurowych. Nie musisz więc wynajmować biura, by korzystać z profesjonalnej przestrzeni.
- Komfort dla twoich klientów – prestiżowy adres w atrakcyjnej lokalizacji zwiększa zainteresowanie ofertą i zapewnia wygodny dojazd do biura. W biurze można bowiem organizować spotkania biznesowe, co stanowi świetną alternatywę dla spotkań w kawiarniach.
- Korzyści podatkowe – zaletą, o której nie należy zapominać, jest możliwość wliczenia wydatków ponoszonych za usługę do kosztów uzyskania przychodu, co pozwala zyskać korzyści podatkowe.
Decydując się na biuro wirtualne, warto wziąć pod uwagę nie tylko własną prywatność i możliwość ukrycia adresu domowego, lecz także komfort potencjalnych klientów. Dobrym pomysłem jest znalezienie biura z tego samego województwa (np. stolicy danego regionu) – oczywiście pod warunkiem, że zależy ci na okresowym korzystaniu z sal konferencyjnych czy spotkaniach z klientami w siedzibie firmy.
Wirtualny adres a księgowość
Ciekawą opcją jest połączenie wirtualnego biura i księgowości. Taką kombinację można znaleźć w ofercie biur rachunkowych, które oprócz świadczenia usług księgowych zajmują się również udostępnianiem wirtualnego adresu. Jeśli więc zależy ci zarówno na tym, by dobra księgowa w Warszawie prowadziła rozliczenia twojej firmy, jak i na tym, by korzystać z zalet wirtualnego biura, przeglądaj oferty biur rachunkowych, które zajmują się jednym i drugim. Inną, choć mniej popularną opcją jest samodzielne prowadzenie księgowości lub zlecenie tego księgowemu, który nie jest związany z wirtualnym biurem.