Jak zgodnie z prawem obniżyć wysokość premii lub nagrody?

Pracodawca w regulaminie wynagradzania zawarł zapisy dotyczące przyznawania nagród i premii. Dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych przysługuje nagroda, natomiast dla pracowników na stanowiskach pomocniczych i obsługi przyznawana jest premia.

Pracodawca w regulaminie wynagradzania zawarł zapisy dotyczące przyznawania nagród i premii. Dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych przysługuje nagroda, natomiast dla pracowników na stanowiskach pomocniczych i obsługi przyznawana jest premia. Zgodnie z zapisem premie przyznaje wójt na pisemny wniosek bezpośredniego przełożonego z propozycją wysokości premii i uzasadnianiem. Premia ma charakter uznaniowy i jej wysokość jest uzależniona od spełnienia zadań i warunków określonych w regulaminie. Wysokość indywidualnej premii jest zróżnicowana i może być przyznana do wysokości 30% wynagrodzenia zasadniczego pracownika.

Pracodawca chce zmienić obniżyć wysokość premii. Czy może to zrobić, zmieniając tylko zapis w regulaminie, i zapoznać z tym pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty. Żaden z pracowników nie ma zapisu w umowie na temat należnej premii ani też premia nie wchodzi do wynagrodzenia minimalnego zasadniczego. Czy zapisy te można traktować ze jest to premia uznaniowa, czy już regulaminowa. Czy jest to zmiana na niekorzyść pracownika i pracownicy powinni otrzymać wypowiedzenie lub porozumienie? Poproszę o wzór zapisu.

Premia opisana w pytaniu ma cechy premii regulaminowej. Jeżeli nowe warunki premiowania byłyby mniej korzystne dla pracowników niż dotychczasowe, pracodawca musi dokonać wypowiedzeń zmieniających lub zawrzeć z pracownikami porozumienia zmieniające. Ustalenie w regulaminie wynagradzania, że nagrody mogą być wypłacane tylko określonej grupie pracowników, a innym pracownikom nie, może być uznane za nierówne traktowanie w zatrudnieniu (za dyskryminację). Jeżeli pracodawca wprowadził dla pracownika zadaniowy czas pracy, zawierając z nim na tę okoliczność porozumienie na piśmie, to rozwiązanie tego porozumienia, w celu przejścia pracownika na inny system czasu pracy, powinno również nastąpić na piśmie.

Premia czy nagroda

Z informacji, iż premia jest przyznawana „za wykonywanie zadań wyznaczonych przez bezpośredniego przełożonego” wynika, że premia ta jest raczej premią regulaminową niż uznaniową, tzn.  że wykonanie wyznaczonych zadań premiowych przez pracownika rodzi po jego stronie prawo (roszczenie), a po stronie pracodawcy obowiązek wypłacenia premii, stosownie do zakresu wykonanych zadań, które pracownikowi wyznaczono.

Jeżeli nowe warunki premiowania byłyby mniej korzystne dla pracowników niż dotychczasowe, pracodawca musi – poza zmianą regulaminu wynagradzania – dokonać wypowiedzeń zmieniających te warunki w trybie przewidzianym w art. 42 Kodeksu pracy. Dlatego należy dokonać analizy porównawczej całokształtu dotychczasowych i nowych zasad premiowania, w celu ustalenia, czy nowe zasady nie są mniej korzystne od dotychczasowych. W przypadku wątpliwości, należy rozstrzygnąć je na korzyść pracownika, co w omawianym przypadku polegałoby na zastosowaniu, z ostrożności, wypowiedzeń zmieniających w trybie art. 42 kp.

W wypowiedzeniu zmieniającym można napisać np.:

„Wypowiadam Panu/Pani dotychczasowe warunki wynagradzania, z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego ………, który upłynie w dniu ………… . Nowe warunki wynagradzania przedstawiają się następująco: (tu należy podać nowe warunki wynagradzania/premiowania). Powodem wypowiedzenia jest zmiana regulaminu wynagradzania”.

W przypadku zawarcia z pracownikiem porozumienia w zakresie zmiany warunków wynagradzania (zamiast zastosowania wypowiedzenia zmieniającego), treść porozumienia powinna mieć analogiczne brzmienie, np.:

„Strony umowy o pracę dokonują zmiany warunków wynagradzania w ten sposób, że: (tu należy podać nowe warunki wynagradzania/premiowania). Nowe warunki wynagradzania obowiązują od dnia (tu należy podać datę)”.

Zgodnie z wyrażoną w art. 18^3c Kodeksu pracy zasadą równego traktowania w zakresie wynagradzania, ustalenie w regulaminie wynagradzania, że nagrody mogą być wypłacane tylko określonej grupie pracowników, a innym pracownikom nie, może być uznane za nierówne traktowanie w zatrudnieniu (za dyskryminację). Taki zapis należałoby z regulaminu usunąć.

Wypowiedzenia lub porozumienia zmieniająca

Likwidację premii jako składnika wynagrodzenia należy uznać za zmianę niekorzystną dla pracowników. Dlatego konieczne byłoby dokonanie wypowiedzeń lub porozumień zmieniających na zasadach wskazanych w poprzednich akapitach (przykładowe zapisy jak wyżej). Nie wystarczyłaby sama zmiana regulaminu wynagradzania. 

Podstawa prawna:

• art. 9, art. 11, art. 18^3c, art. 42, art. 77², art. 140, Art. 241¹³ w związku z art. 77² § 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.).

Maciej Karpiński
specjalista w zakresie wynagrodzeń